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Arquivo Digital


Como funciona o Arquivo Digital no SegFlex

Assista a vídeos de exemplos

O que é e como funciona uma impressora virtual de PDF

Diferenciais e Vantagens

Quais os formatos suportados

Dicas para gerar arquivos digitais com tamanho reduzido


Como funciona o Arquivo Digital no SegFlex

O SegFlex conta com um sistema completo para armazenamento de documentos digitais, eliminando arquivos de papel e facilitando a visualização, compartilhamento e envio de documentos por email.
Muito mais que simplesmente colocar imagens e arquivos PDF no sistema, como outros programas disponíveis no mercado, o SegFlex é uma ferramenta para manipulação organizada de arquivos digitais de vários formatos.

Veja o que pode ser feito com o sistema de arquivos digitais do SegFlex:

Arquivos organizados por assunto
Você terá cada documento digital organizado de forma lógica e coerente. Se você procura uma apólice de um determinado seguro, por exemplo, você escolhe o cliente e o seguro em questão, escolhe a vigência que você procura e clica no ícone do arquivo digital, então somente os documentos (proposta, apólice, vistoria, questionário de perfil, etc...) referentes a vigência escolhida serão exibidos.

Arquivo Digital Dividido em Grupos

Grupo

Exemplos de arquivos digitais

Corretora

Contrato Social, CNJP, SUSEP, documentos dos sócios, CCM

Produtores

RG, CPF, comprovante de endereço

Seguradoras

Lista de postos de vistoria, lista de ramais, formulários/propostas, condições gerais de produtos, resumos de rede credenciada

Clientes

RG, CPF, CNPJ, CNH, comprovante de endereço, foto, certidão de nascimento, certidão de casamento, emails

Seguros

Apólice, vistoria, questionário de perfil, cópia de cheques

Sinistros

Boletim de ocorrência, aviso de sinistro, orçamentos para reparo, vistoria de sinistro, emails referentes ao sinistro

Pagamento ao Produtor

Comprovante de pagamento de comissão ao produtor como cópia de cheque, recibo, comprovante de transferência bancária

Contas a Pagar

Comprovante de pagamento, comprovante de transferência bancária, cópia de cheque.


Envio de Documentos por Email
Através do arquivo digital do SegFlex, você poderá enviar emails de documentos digitais armazenados, de uma forma profissional e prática.
Imagine que seu cliente ligou e pediu a cópia de uma apólice. Em alguns instantes você poderá enviar o documento digital por email sem ter que passar fax ou scanear apólice, com uma apresentação que irá fazer a diferença.

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Assista a vídeos de exemplos

Segue abaixo alguns exemplos em vídeo de como utilizar o arquivo digital dentro do SegFlex, tudo muito simples e prático:

Porto Seguro - Inserindo uma Proposta
Porto Seguro - Inserindo uma Apólice
Bradesco Seguros - Inserindo uma Proposta
Bradesco Seguros - Inserindo uma Apólice
Documentos de um seguro. Exemplo: Proposta
Documentos da corretora. Exemplo: Cartão CNPJ
Documentos de um cliente. Exemplo: RG

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O que é e como funciona uma impressora virtual de PDF

Existem hoje no mercado vários softwares que criam uma impressora virtual em seu computador. Estas impressoras funcionam como um impressora normal, só que ao invés de imprimir em papel, geram arquivos no formato PDF, ou seja, instalando uma impressora virtual qualquer documento que você consiga imprimir poder ser transformado em PDF.

Com a impressora virtual na maioria dos casos não será mais preciso utilizar um scanner para digitalizar um documento,  basta imprimi-lo diretamente no formato PDF.

Testamos vários softwares deste segmento e optamos pelo CutePDF. Um software simples de utilizar e gratuito. Segue abaixo o link para fazer o download do software:


(este link é do portal Superdownloads, caso não consiga localizar a página, entre no google e digite CutePDF)

Ao instalar este software uma nova impressora será criada em seu computador (CutePDF Writer).

Gerando um PDF:
Para gerar um novo arquivo em PDF é mais simples do que se imagina, abra o documento que possui o conteúdo a ser utilizado, solicite a impressão do documento e, no local da impressora, selecione CutePDF Writer, prossiga e uma nova janela irá surgir para que se defina o nome do arquivo a ser criado e local onde será salvo.
Pronto, agora você já tem seu arquivo no formato PDF, basta incluí-lo dentro do SegFlex.

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Diferenciais e Vantagens

Espaço
Ao utilizar o arquivo digital você reduz espaço físico ocupado pelo arquivo de pastas. Em um exemplo real de uma corretora piloto que utiliza o SegFlex, constatamos que:

Para armazenar propostas, apólices, vistorias, etc..., de uma carteira com 800 propostas de seguros da vigência atual e da vigência passada, ou seja, documentos de aproximadamente 1.600 propostas de seguro, com um total aproximado de 3.200 documentos, necessitou de 4 arquivos de pastas. Para armazenar a mesma quantidade de documentos no formato digital foi necessário 800 Mb de memória, capacidade atingida por qualquer pen-drive a venda atualmente. O menor pen-drive a venda tem capacidade de armazenar 1024 Mb.

Custo de Armazenamento
No exemplo real citado acima, o custo de 4 arquivos de pastas, com as pastas incluídas é de aproximadamente R$ 1.600,00. O custo do pen-drive é de aproximadamente R$ 25,00.
No mesmo exemplo, para manter um backup deste arquivo digital para cada dia da semana, seria necessário 4.000 Mb, suportado por um pen-drive de custo aproximado de R$ 60,00.
Além do custo direto, seu imóvel onde está a corretora tem que dispor do espaço para os arquivos, e o espaço tem seu custo também.

Portabilidade
Com o arquivo digital é possível o corretor copiá-lo integralmente e levá-lo para casa, para consultas e cópia de segurança. O arquivo físico não permite que isso seja feito. Em uma eventual mudança no endereço da corretora, o transporte do arquivo digital seria extremamente simples.

Organização
O armazenamento digital de documentos torna seu arquivo muito mais organizado. Com o arquivo digital, os documentos não ficam desordenados nas pastas e você pode buscá-lo por tipo, por descrição, etc... Além disso, nunca vai acontecer de um funcionário tirar um documento da pasta e esquecer de devolvê-lo.

Comodidade
Usando o arquivo digital você não precisa levantar da sua cadeira para buscar um documento, basta um simples clique para visualizá-lo na tela do seu computador.

Segurança
A única preocupação que você deve ter é de fazer backup dos arquivos, fora isso a segurança é total. Um incêndio não vai atingir seus arquivos digitais, pois você pode guardar um cópia dos mesmos em casa

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Quais os formatos suportados

O arquivo digital do SegFlex, armazena qualquer formato de arquivo, não somente imagens e arquivos PDF.

Veja abaixo os tipos mais comuns de arquivos que podem ser armazenados pelo SegFlex:

Arquivos PDF (Acrobat Reader);
Arquivos EML (Email do Outlook, Outlook Express, Windows Mail, etc...)
Imagens JPG, GIF, BMP e TIFF (Imagens);
Arquivos DOC e DOCX (Microsoft Word)
Arquivos XLS e XLSX (Microsoft Excel)
Arquivos PPS, PPSX e PPTX (Microsoft Power Point)
Arquivos TXT (Texto)
Arquivos ODT (Editor de Texto BrOffice)
Arquivos ODS (Planilha Eletrônica BrOffice)
Arquivos ODP (Apresentação BrOffice)

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Dicas para gerar arquivos digitais com tamanho reduzido

- Sempre dê preferências a arquivos digitais em formato PDF, qualquer documento que você consiga imprimir na impressora poderá ser gerado automaticamente em PDF sem a necessidade de scanner utilizando uma impressora virtual;

- Caso seja necessário utilizar o scanner, utilize a resolução máxima de 300 dpi e salve o arquivo nos formatos JPG ou GIF;

- Evite utilizar os formatos BMP ou TIFF, arquivos gerados com estes formatos ficam com um tamanho muito grande.


 

 

 

 

 

 


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